Acht bouwstenen voor strategische personeelsplanning

Strategische personeelsplanning helpt bedrijven en organisaties naar een optimale personeelsbezetting. Niet alleen nu, maar ook in de toekomst. In feite is strategische personeelsplanning een ‘self denying prophecy’. Het maakt het mogelijk tijdig te anticiperen, in plaats van ad hoc brandjes te moeten blussen. Preventief beleid kan op veel manieren worden ingericht. Dat maakt strategische personeelsplanning ook soort Rubiks-kubus. Alles hangt met alles samen. We helpen je op weg met de acht bouwstenen van een strategische personeelsplanning.

Acht bouwstenen van strategische personeelsplanning

Een strategische personeelsplanning bestaat uit deze acht bouwstenen:

1 Duidelijk doel

Een project zonder doel is als een schip zonder kompas, je gaat misschien wel vooruit, maar komt niet waar je moet zijn. Zo is het ook met personeelsplanning. Stel vooral een heldere doelstelling op die je wil bereiken als basis voor je strategische personeelsplanning. Gebruik je missie, visie,  strategie, en externe omgeving van een bedrijf of organisatie als basis.

2 Analyseer je team

Een team met de juiste mix van vaardigheden, motivatie en kenmerken zijn van groot belang voor de toekomst van jouw organisatie. Maak een inventarisatie van kenmerken van het huidige personeelsbestand (sekse, leeftijd, diensttijd, loonkosten, salarispositie, arbeidsrelatie, deeltijdomvang, etc). Neem de tijd stil te staan bij de huidige kwaliteit van personeel. En analyseer de instroom, doorstroom en uitstroom van werknemers in het verleden.

Acht bouwstenen voor strategische personeelsplanning

3 Strategisch toekomstscenario

Als je wilt inspelen op mogelijke veranderingen in de markt en je eigen interne personeelsbestand is het opstellen van een strategisch toekomstscenario de volgende bouwsteen. Ontwikkel een reeks mogelijke toekomstbeelden op basis van trends en onzekerheden in de omgeving van je organisatie. Denk hierbij ook aan fluctuaties in de economie, technologische vooruitgang, veranderingen in regelgeving en sociale trends.

4 Externe arbeidsmarkt

Om effectief te kunnen plannen met je goed inzicht hebben in de externe arbeidsmarkt. De arbeidsmarkt omvat trends in arbeidsaanbod, werkloosheidspercentages, veranderingen in demografie en de beschikbaarheid van arbeidskrachten met de juiste specifieke vaardigheden voor jouw organisatie. Door deze ontwikkelingen goed in de gaten te houden, kun je tijdig inspelen op veranderingen en dit meenemen in je personeelsplanning.

5 Maak een toekomstscenario

Door de mogelijke toekomstige bezetting (aanbodzijde) in jouw organisatie te voorspellen op basis van je strategische toekomstscenario’s stel je een scenario’s op voor jouw organisatie. Maak vooronderstellingen rond door- en uitstroom. Denk hierbij aan het aantal werknemers, kwaliteit en aanwezige vaardigheden van medewerkers, kosten van alle resources en mogelijke contractvormen tussen werkgever en werknemer.

6 Bepaal toekomstige formatie

Na het opstellen van toekomstscenario en -plan is de volgende stap om de toekomstige personeelsbehoeften te bepalen. Vertaal de strategische implicaties van elke scenario naar de gewenste personeelsbezetting. Denk hierbij aan de benodigde medewerkers voor een scenario, mar ook aan vereist vaardigheden en competenties.

Hulp nodig?

De experts van HR5 helpen je graag bij personeelsplanning voor jouw organisatie.

7 Bepaal gaps

Het is belangrijk om de verschillen (gaps) vast te stellen tussen de gewenste toekomstige personeelsbezetting en de verwachte personeelsbezetting op basis van huidige trends en scenario’s. Door deze analyse te doen begrijp je beter waar je inventies moet doen om te komen bij de gewenste toekomstige personeelsplanning.

8 Maak een actieplan

Nadat je de gaps hebt geïdentificeerd, is het tijd om een actieplan te maken om deze verschillen te overbruggen. Dit kan onder andere door het werven van nieuw talent, het omscholen van bestaande medewerkers, het aanpassen van contractvormen of het optimaliseren van werkprocessen. Ontwikkel een gedetailleerd actieplan met maatregelen, verantwoordelijkheden en deadline en breng deze in de praktijk. Monitor de voortgang regelmatig en pas het plan indien nodig aan op basis van feedback en omstandigheden.

Meerdere oplossingen voor strategische personeelsplanning

Het vermijden van mogelijke gaten (gaps) is in wezen het preventieve karakter van strategische personeelsplanning. Strategische personeelsplanning maakt het mogelijk tijdig te anticiperen. Strategische personeelsplanning biedt niet één goede oplossing. Er zijn altijd meerdere varianten te onderscheiden die kunnen leiden tot een goede oplossing. Dat betekent dat er een aantal stuurknoppen zijn (parameters) waaraan gedraaid kan worden. Door te letten op bijbehorende kosten, draagvlak en haalbaarheid kan worden bepaald welke oplossing optimaal is. Dat vraagt om goede onderliggende modellen, die tegelijkertijd voldoende eenvoudig en transparant zijn om gebruikt te kunnen worden door lijnmanagers en HR-adviseurs.

Strategische personeelsplanning voor jouw bedrijf?

Wil je meer weten over strategische personeelsplanning? Wij helpen je graag. Neem contact op!

Op de hoogte blijven?

Benieuwd naar meer artikelen, weetjes of nieuws op HR en wetgeving vanuit HR5?

Volg ons dan op Social Media.