Vervallen vakantiedagen bij ziekte: wat moet je als werkgever regelen?

Ziekte en vakantie of vervallende vakantiedagen?

Ziek worden tijdens een vakantie en het vervallen van niet-opgenomen vakantiedagen zijn juridisch twee verschillende situaties. In dit artikel richten we ons op openstaande vakantiedagen, de verval- en verjaringstermijnen en jouw verantwoordelijkheid als werkgever. Wil je weten wat een medewerker moet doen bij een ziekmelding tijdens vakantie, hoe de verzuimbegeleiding vanuit het buitenland verloopt of hoe je een vakantieaanvraag tijdens ziekte beoordeelt? Lees dan ons artikel Hoe zit het ook alweer met ziekte en vakantie?.

Maak onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen

Een medewerker heeft ieder jaar recht op een wettelijk minimum aan vakantiedagen. Krijgt de medewerker meer dagen dan dit wettelijke minimum? Dan zijn de extra dagen bovenwettelijke vakantiedagen. Dit onderscheid is belangrijk, omdat voor wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen verschillende termijnen gelden. Wettelijke vakantiedagen kunnen relatief snel vervallen. Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren in beginsel pas na vijf jaar. Het is belangrijk om daarom afzonderlijk te registreren hoeveel wettelijke en bovenwettelijke uren een medewerker heeft. Leg ook vast in welk kalenderjaar de uren zijn opgebouwd. Zonder deze splitsing is later moeilijk vast te stellen welke dagen mogen vervallen en welke dagen nog geldig zijn.

Wanneer vervallen wettelijke vakantiedagen?

Wettelijke vakantiedagen vervallen in beginsel zes maanden na afloop van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Vanaf dat moment kan de medewerker deze dagen niet meer opnemen. Wel kan in een cao of schriftelijke overeenkomst een langere vervaltermijn zijn afgesproken.  Controleer daarom altijd welke afspraken voor jouw organisatie en medewerker gelden. Het verstrijken van de datum betekent niet dat je de dagen altijd automatisch mag verwijderen. De medewerker moet de mogelijkheid hebben gehad om de vakantiedagen daadwerkelijk op te nemen. Daarnaast moet jij aan je informatie- en zorgplicht hebben voldaan.

Voorkomt ziekte dat vakantiedagen vervallen?

Ziekte voorkomt niet automatisch dat wettelijke vakantiedagen vervallen. Een zieke medewerker kan soms nog steeds vakantie opnemen en tijdelijk worden vrijgesteld van werkzaamheden en re-integratieactiviteiten. Alleen de constatering dat iemand ziek of volledig arbeidsongeschikt is, is daarom niet voldoende. De belangrijkste vraag is of de medewerker redelijkerwijs in staat is geweest om vakantie op te nemen en daarvan te genieten. Was dat door de medische situatie niet mogelijk? Dan geldt de korte vervaltermijn van zes maanden in beginsel niet. De dagen kunnen dan pas na vijf jaar verjaren. Beoordeel dit altijd aan de hand van de concrete omstandigheden. Kijk niet alleen naar het arbeidsongeschiktheidspercentage, maar ook naar de belastbaarheid, eventuele re-integratieactiviteiten en de feitelijke mogelijkheid om vakantie op te nemen.

Wanneer was een medewerker redelijkerwijs niet in staat vakantie op te nemen?

Van een uitzondering kan sprake zijn wanneer de medewerker door zijn medische situatie feitelijk geen vakantie kon genieten. Denk aan een situatie waarin de medewerker ernstig beperkt was en geen reële mogelijkheid had om afstand te nemen van ziekte, behandeling of herstel. Er geldt geen automatische uitzondering voor iedere langdurig zieke medewerker. Ook volledige arbeidsongeschiktheid betekent niet per definitie dat vakantie onmogelijk was. Een medewerker kan volledig ongeschikt zijn voor het eigen werk, maar wel in staat zijn om gedurende een afgesproken periode rust te nemen. Twijfel je hierover? Vraag de bedrijfsarts dan om een functioneel advies. Vraag niet naar een diagnose of medische behandeling, maar naar de vraag of de medewerker binnen de belastbaarheid vakantie kon opnemen en tijdelijk van eventuele re-integratieverplichtingen kon worden vrijgesteld.

De actieve informatieplicht van de werkgever

Als werkgever moet je ervoor zorgen dat een medewerker zijn wettelijke vakantiedagen daadwerkelijk kan opnemen. Het is niet voldoende om vakantiedagen toe te kennen en vervolgens af te wachten of de medewerker ze gebruikt. Je moet de medewerker tijdig en duidelijk informeren over het openstaande wettelijke vakantiesaldo. Ook moet je waarschuwen dat de dagen vervallen wanneer ze niet vóór de vervaldatum worden opgenomen. Stimuleer de medewerker zo nodig actief om de dagen in te plannen. Deze verantwoordelijkheid geldt ook tegenover een zieke medewerker. Pas de communicatie aan de persoonlijke situatie aan, maar sla de medewerker niet over omdat die tijdelijk niet of minder werkt. Juist bij langdurige ziekte kan ongemerkt een groot vakantiesaldo ontstaan.

Welke informatie moet je verstrekken?

Informeer een medewerker persoonlijk en concreet over:

• het aantal openstaande wettelijke vakantie-uren;
• het kalenderjaar waarin deze uren zijn opgebouwd;
• de datum waarop de uren kunnen vervallen;
• de gevolgen wanneer de uren niet worden opgenomen;
• de mogelijkheid om vóór die datum vakantie aan te vragen;
• de manier waarop de aanvraag moet worden ingediend.

Geef daarnaast voldoende ruimte om de dagen daadwerkelijk op te nemen. Een waarschuwing vlak voor de vervaldatum heeft weinig waarde wanneer er vervolgens geen reële mogelijkheid meer is om vakantie in te plannen. Gebruik daarom geen algemene formulering waarin staat dat alle vakantiedagen standaard op 1 juli vervallen. Niet alle dagen hebben dezelfde termijn en bij ziekte kan een uitzondering gelden.

Wat gebeurt er als je een medewerker niet informeert?

Kun je niet aantonen dat je de medewerker duidelijk en tijdig hebt geïnformeerd? Dan kun je je in beginsel niet beroepen op het vervallen van de wettelijke vakantiedagen. Het saldo kan daardoor blijven bestaan. De Hoge Raad heeft bovendien bevestigd dat schending van de informatie- en zorgplicht ook gevolgen kan hebben voor een beroep op de verjaringstermijn. Het uitsluitend verstrijken van vijf jaar betekent dus niet altijd dat de aanspraak verdwenen is. De bewijslast ligt in de praktijk bij de werkgever. Zorg daarom dat je kunt laten zien welke informatie is verstrekt, wanneer dat is gebeurd en welke gelegenheid de medewerker heeft gekregen om vakantie op te nemen.

Een vermelding in het HR-systeem is niet altijd genoeg

Een actueel verlofsaldo in het HR-systeem is belangrijk, maar biedt niet altijd voldoende bewijs dat je aan je informatieplicht hebt voldaan. Een medewerker moet ook begrijpen welke dagen als eerste vervallen en welke gevolgen niet-opname heeft. Stuur daarom een persoonlijke schriftelijke melding. Vermeld daarin het wettelijke saldo, de betreffende vervaldatum en het verzoek om de dagen tijdig in te plannen. Bewaar deze communicatie in het personeelsdossier. Stuur bij voorkeur ook een herinnering wanneer de medewerker nog niet heeft gereageerd. Zo kun je aantonen dat je niet alleen informatie beschikbaar hebt gesteld, maar de medewerker ook actief hebt aangespoord om gebruik te maken van het recht op vakantie.

Wanneer mag je vakantiedagen tijdens ziekte afboeken?

Vraagt een zieke medewerker zelf vakantie aan en wordt die vakantie vastgesteld? Dan mogen de afgesproken vakantie-uren van het saldo worden afgeschreven. Leg duidelijk vast dat de medewerker vakantie aanvraagt en dat de betreffende uren worden afgeboekt. Tijdens opgenomen vakantiedagen heeft de zieke medewerker recht op het volledige loon. Dat geldt ook wanneer de medewerker tijdens de overige ziektedagen slechts een gedeelte van het loon ontvangt. Wordt een medewerker ziek nadat de vakantie al was vastgesteld? Dan mag je de ziektedagen niet automatisch als vakantiedagen aanmerken. Daarvoor is uitdrukkelijke en gerichte instemming van de medewerker nodig. Voor bovenwettelijke dagen kan hierover vooraf een schriftelijke afspraak zijn gemaakt.

Hoe zit het met bovenwettelijke vakantiedagen?

Bovenwettelijke vakantiedagen vervallen niet standaard op 1 juli van het volgende kalenderjaar. Deze dagen verjaren in beginsel vijf jaar na het einde van het jaar waarin ze zijn opgebouwd.  Bovenwettelijke dagen uit 2026 verjaren normaal gesproken daarom aan het einde van 2031. Controleer wel altijd de toepasselijke cao en arbeidsvoorwaarden. Hierin kunnen aanvullende of gunstigere afspraken voor de medewerker staan. Voor bovenwettelijke dagen bestaat meer ruimte om schriftelijke afspraken te maken. Zo kan vooraf worden afgesproken dat bepaalde ziektedagen met bovenwettelijke vakantiedagen worden verrekend. Een dergelijke afspraak kan niet worden toegepast op het wettelijke minimum aan vakantiedagen.

Zorg voor een controle vóór je dagen verwijdert

Laat het verlofsysteem vakantiedagen niet zonder controle automatisch verwijderen. Controleer vóór iedere vervaldatum minimaal de soort vakantiedagen, het opbouwjaar en de toepasselijke cao- of contractafspraken. Controleer bij een zieke medewerker daarnaast of die redelijkerwijs in staat was om vakantie op te nemen. Bekijk ook of de medewerker persoonlijk is geïnformeerd, gewaarschuwd en daadwerkelijk gelegenheid heeft gekregen om de dagen te gebruiken. Verwijder de dagen pas wanneer je al deze stappen hebt doorlopen en kunt onderbouwen. Wanneer informatie ontbreekt, is aanvullend onderzoek verstandiger dan een automatische correctie van het vakantiesaldo.

Een praktisch jaarlijks proces

Een vast proces helpt om fouten en discussies te voorkomen. Controleer aan het begin van ieder kalenderjaar welke wettelijke vakantiedagen uit het voorgaande jaar nog openstaan. Informeer de betrokken medewerkers vervolgens persoonlijk over hun saldo en de vervaldatum. Stuur enkele maanden vóór 1 juli een herinnering wanneer nog geen vakantie is aangevraagd. Bespreek bij langdurig zieke medewerkers tijdig of vakantie mogelijk is en of advies van de bedrijfsarts nodig is. Documenteer de communicatie, aanvragen, besluiten en eventuele medische functionele adviezen. Controleer het saldo opnieuw vóórdat dagen worden verwijderd. Zo ontstaat een herhaalbaar proces waarin zowel de wettelijke regels als de persoonlijke situatie van de medewerker worden meegenomen.