Spoor 2 traject voor werkgevers: stappen, verplichtingen en dossieropbouw

Hoe ziet een spoor 2 traject eruit?

Een spoor 2 traject begint met een analyse van de belastbaarheid, ervaring, opleiding, interesses en mogelijkheden van de medewerker. Op basis daarvan worden meestal een persoonsprofiel en een zoekprofiel opgesteld. Het persoonsprofiel beschrijft wat de medewerker kan en nodig heeft. Het zoekprofiel geeft richting aan passende functies, branches, uren en werkomstandigheden.

Het traject kan bestaan uit:

• loopbaanoriëntatie;
• begeleiding bij cv en motivatie;
• sollicitatie- en netwerkbegeleiding;
• onderzoek naar passende functies;
• scholing of ontwikkeling;
• actieve bemiddeling;
• een werkervaringsplek;
• detachering.

Leg de doelen, activiteiten en evaluatiemomenten vooraf schriftelijk vast.

Wat is passend werk binnen spoor 2?

Passend werk sluit aan bij wat de medewerker, gezien de belastbaarheid, redelijkerwijs kan uitvoeren. Daarbij kijk je ook naar opleiding, werkervaring, vaardigheden en persoonlijke omstandigheden. Een functie hoeft niet hetzelfde niveau of dezelfde inhoud te hebben als het oorspronkelijke werk. Naarmate de ziekte langer duurt, kan een bredere oriëntatie op de arbeidsmarkt worden verwacht. Het werk moet wel verantwoord en duurzaam uitvoerbaar blijven. Verandert de belastbaarheid? Dan moet ook het zoekprofiel opnieuw worden beoordeeld. Houd daarom aansluiting met de bedrijfsarts en pas de activiteiten aan wanneer dat nodig is.

Wie voert het traject uit?

Je kunt een gespecialiseerd re-integratiebureau inschakelen. Een externe begeleider ondersteunt de medewerker bij de oriëntatie, arbeidsmarktbenadering en sollicitaties. Een extern bureau is niet in iedere situatie verplicht. Een werkgever kan het traject ook zelf uitvoeren wanneer voldoende deskundigheid aanwezig is. Bij de keuze van een bureau is het belangrijk om verder te kijken dan alleen de prijs. Vraag naar ervaring met de sector, de doelgroep en vergelijkbare belastbaarheid.

Maak duidelijke afspraken over:

• de doelstelling;
• de activiteiten;
• de rapportages;
• de contactmomenten;
• de looptijd;
• de kosten;
• de wijze waarop werkgevers worden benaderd.

Ook bij uitbesteding blijf jij als werkgever verantwoordelijk.

Wat wordt van de werkgever verwacht?

De werkgever moet het traject tijdig starten en voldoende actief begeleiden. Dat betekent onder andere dat je:

• regelmatig met de medewerker spreekt;
• afspraken schriftelijk vastlegt;
• adviezen tijdig opvolgt;
• passende ondersteuning beschikbaar stelt;
• de kwaliteit van het traject controleert;
• het Plan van Aanpak actualiseert;
• mogelijkheden binnen de eigen organisatie blijft onderzoeken.

Controleer niet alleen hoeveel gesprekken of sollicitaties hebben plaatsgevonden. Kijk ook of de activiteiten passen bij het zoekprofiel en voldoende gericht zijn op werkhervatting. Stuur bij wanneer een aanpak weinig beweging of resultaat oplevert.

Wat wordt van de medewerker verwacht?

De medewerker moet binnen de eigen mogelijkheden actief meewerken. Dat kan betekenen dat de medewerker gesprekken bijwoont, het cv actualiseert, vacatures onderzoekt, solliciteert en passend werk accepteert. De afspraken moeten duidelijk, redelijk en uitvoerbaar zijn. Dus hou je als werkgever ook rekening met beperkingen in energie, concentratie, mobiliteit of het aantal belastbare uren van de medewerker. Werkt een medewerker zonder geldige reden niet mee? Dan kan een loonmaatregel aan de orde zijn. Pas zo’n maatregel nooit zonder zorgvuldige beoordeling toe. Controleer eerst of de activiteit passend was, de opdracht duidelijk is gegeven en de medewerker voldoende gelegenheid heeft gehad om alsnog mee te werken.

Spoor 1 blijft belangrijk

Ook tijdens spoor 2 moet je blijven onderzoeken of passend werk binnen de eigen organisatie mogelijk is.

Controleer dit opnieuw wanneer:

• de belastbaarheid verandert;
• een vacature ontstaat;
• werkzaamheden anders kunnen worden ingericht;
• de organisatie verandert;
• aanpassing van het eigen werk mogelijk wordt.

Leg vast welke interne functies en mogelijkheden zijn onderzocht. Motiveer ook waarom bepaalde functies niet passend of niet beschikbaar zijn. Zo laat je zien dat spoor 1 niet alleen op papier, maar ook in de praktijk aandacht heeft gekregen.

Detachering als onderdeel van spoor 2

Detachering kan worden gebruikt om werk bij een andere organisatie uit te proberen. De medewerker blijft in dienst bij de oorspronkelijke werkgever en werkt tijdelijk bij een andere organisatie. Dit biedt ruimte om te onderzoeken of het werk duurzaam passend is. Het kan bovendien de overstap naar een nieuwe werkgever vergemakkelijken. Leg afspraken schriftelijk vast. Denk aan de werkzaamheden, het aantal uren,  begeleiding, de duur en vergoeding, de aansprakelijkheid en de evaluatiemomenten. Detachering leidt niet automatisch tot een nieuwe arbeidsovereenkomst. Daarover moeten afzonderlijke afspraken worden gemaakt.

Wie betaalt het traject?

De redelijke kosten van de re-integratie komen in beginsel voor rekening van de werkgever. Daaronder kunnen begeleiding, arbeidsdeskundig onderzoek, noodzakelijke scholing en passende voorzieningen vallen. Niet iedere opleiding of interventie hoeft automatisch te worden betaald. De activiteit moet een aantoonbare bijdrage leveren aan de kans op duurzame werkhervatting en redelijk zijn binnen het dossier. Leg bij een extern bureau vooraf vast welke dienstverlening binnen de prijs valt. Vraag ook welke resultaten en rapportages je mag verwachten. De kosten van een onvoldoende gericht traject zijn niet alleen financieel. Een gebrekkige aanpak kan ook gevolgen hebben bij de latere beoordeling door UWV.

Hoe lang duurt spoor 2?

Een spoor 2 traject heeft geen vaste wettelijke duur. De looptijd hangt af van de belastbaarheid, afstand tot de arbeidsmarkt en kansen op passend werk. Het traject kan worden afgerond wanneer de medewerker duurzaam werk vindt. Ook herstel of duurzame hervatting binnen de eigen organisatie kan aanleiding zijn om de aanpak te veranderen. Evalueer gedurende het traject niet alleen de deelname, maar ook de effectiviteit. Levert de aanpak te weinig op? Onderzoek dan of het zoekprofiel moet worden aangepast, andere ondersteuning nodig is of de arbeidsmarkt actiever moet worden benaderd.

Zorg voor een compleet dossier

Een goed re-integratiedossier maakt duidelijk welke keuzes zijn gemaakt en welke activiteiten zijn uitgevoerd.

Leg onder andere vast:

• adviezen van de bedrijfsarts;
• de Eerstejaarsevaluatie;
• het arbeidsdeskundig onderzoek;
• het Plan van Aanpak en bijstellingen;
• het spoor 2-plan;
• het persoons- en zoekprofiel;
• voortgangsrapportages;
• sollicitatieactiviteiten;
• onderzochte interne functies;
• redenen waarom werk wel of niet passend was;
• afspraken over scholing of detachering.

Documenteer niet alleen dát een activiteit is uitgevoerd, maar ook waarom deze passend was en wat de uitkomst is geweest.

Wat gebeurt er na 104 weken ziekte?

Rond het einde van de wachttijd kan de medewerker een WIA-uitkering aanvragen. UWV beoordeelt dan ook het re-integratieverslag. Een spoor 2 traject hoeft niet altijd te hebben geleid tot een nieuwe baan. Wel moet je kunnen aantonen dat het tijdig, passend en voldoende actief is uitgevoerd. Oordeelt UWV dat de werkgever zonder goede reden te weinig heeft gedaan? Dan kan de loondoorbetalingsperiode met maximaal 52 weken worden verlengd. Tijdens deze loonsanctie moet de werkgever de tekortkomingen herstellen. Een compleet dossier en tijdige bijsturing zijn daarom belangrijk.

Wat bij een verschil van inzicht?

Werkgever en medewerker kunnen van mening verschillen over passend werk, belastbaarheid of de kwaliteit van de re-integratie. Bespreek het verschil eerst open en controleer of alle adviezen en afspraken duidelijk zijn. Kom je er samen niet uit? Dan kan een deskundigenoordeel bij UWV worden aangevraagd. UWV kan onder meer beoordelen of werk passend is en of werkgever of medewerker voldoende re-integratie-inspanningen verricht. Een deskundigenoordeel is geen bindende rechterlijke uitspraak, maar kan wel zwaar meewegen bij het verdere proces. Wacht bij een verschil van inzicht niet te lang. Een langdurige stilstand kan het dossier en de arbeidsrelatie onnodig belasten.