Hoe voer je een goed verzuimgesprek

Verzuim begint vaak eerder

Vaak is een verzuimgesprek niet het eerste moment waarop er iets speelt. Er waren al signalen, alleen nog niet altijd benoemd.

Lees ook:

• Waarom verzuim zelden plotseling ontstaat. Of
• Herken eerst de signalen van beginnend verzuim.

Juist daarom is het gesprek zo belangrijk. Niet alleen om terug te kijken, maar vooral om te begrijpen wat er speelt.

1. Begin bij contact, niet bij controle

De neiging kan zijn om direct naar feiten te gaan. Wat is er aan de hand, hoe lang gaat het duren en wat zijn de afspraken. Maar een goed gesprek begint ergens anders. Bij contact maken. Laat merken dat je de ander ziet, zonder meteen te sturen op oplossingen.

2. Stel open vragen

Open vragen geven ruimte. Denk aan: Hoe gaat het nu met je; Wat speelt er op dit moment; Wat heb je nodig. Door vragen te stellen in plaats van in te vullen, ontstaat er een eerlijker gesprek.

3. Benoem wat je ziet

Je hoeft niet te wachten tot alles duidelijk is. Juist door te benoemen wat je opvalt, maak je het bespreekbaar. “Ik heb het idee dat je er de laatste tijd anders in zit. Klopt dat?” Dat vraagt geen zekerheid, maar aandacht.

4. Luister zonder direct te willen oplossen

Veel leidinggevenden willen helpen door oplossingen te bieden. Maar te snel oplossen kan het gesprek juist afsluiten. Eerst begrijpen wat er speelt, zorgt voor betere stappen daarna.

5. Wees duidelijk over je rol

Een verzuimgesprek is geen informeel praatje, maar ook geen verhoor. Je hebt een rol als leidinggevende. Betrokken, duidelijk en verantwoordelijk. Door daar helder in te zijn, ontstaat er vertrouwen.

6. Maak het klein en concreet

Je hoeft niet alles in één gesprek op te lossen. Kijk samen naar een eerste stap die haalbaar voelt. Dat kan al genoeg zijn om beweging te creëren.

Wat als het gesprek lastig is

Twijfel hoort erbij als je een goed verzuimgesprek voert; zeker als je niet precies weet wat er speelt. Toch is juist dan het gesprek aangaan belangrijker dan wachten. Je hoeft het niet perfect te doen. Aanwezig zijn en luisteren maakt vaak al het verschil.

Veelgemaakte valkuilen bij een verzuimgesprek

In de praktijk zien we vaak dat gesprekken minder effectief worden door te snel naar oplossingen te gaan, in te vullen voor de ander, te wachten tot het probleem duidelijk is of het gesprek uit te stellen. Door je hiervan bewust te zijn, voorkom je dat het gesprek vastloopt.

Hoe voer je een goed verzuimgesprek

Een goed verzuimgesprek gaat niet over het volgen van een vast stappenplan. Het gaat over aandacht, openheid en het durven aangaan van het gesprek, ook als niet alles duidelijk is. En juist daarin zit vaak het verschil.