Hoe voer je een goed exitgesprek?  

Leestijd: 6 minuten

Het is onvermijdelijk voor werkgevers. Niet alleen komen er nieuwe mensen je organisatie in, er zullen ook mensen je organisatie verlaten. Als een werknemer je organisatie verlaat is het voeren van een exitgesprek een waardevolle tool van feedback. De feedback van een vertrekkende werknemer is essentieel om je eigen organisatie te verbeteren. Met een exitgesprek heb je de mogelijkheid de doorloop van werknemers te verminderen, meer tevreden werknemers te krijgen en de productiviteit en betrokkenheid te verhogen. Sla een exitgesprek daarom zeker niet over. En zorg dat je de juiste vragen stelt. HR5 helpt je op weg om een goed exitgesprek te voeren. 

Voorbereiding en leidraad 

Een goede voorbereiding voor een exitgesprek is heel belangrijk. Bepaal van tevoren waar je met het gesprek heen wilt. Wilt je weten wat je kunt verbeteren in jouw organisatie? Of wil je de samenwerking op een prettige manier beëindigen om mogelijkheden voor de toekomst niet uit te sluiten? Neem vóór het gesprek de tijd voor de onderstaande punten: 

• Stel jezelf op de hoogte van de beoordelingen van de werknemer en de gang van zaken van de afgelopen periode. Informeer bij leidinggevenden en zijn/haar collega’s. 
• Ga na wat jij en gesprekspartner verwachten van het gesprek. 
• Ga na welke onderwerpen en punten in het gesprek aan de orde zouden kunnen komen. 
• Zorg voor een rustige gespreksruimte. Vermijd storende invloeden, telefoontjes, binnenlopende collega’s enz. 
• Geef bij het begin van het gesprek direct het doel, de opbouw en de randvoorwaarden van het gesprek aan. 
• Concentreer je vooral op het luisteren, doorvragen en uitdiepen. 
• Toon begrip voor eventuele emoties van de werknemer over gedane zaken; laat je echter niet verleiden tot het verdedigen van beleid of personen. Doel is informatieverzameling. 
• Beperk het maken van aantekeningen; het leidt af en je mist non-verbale signalen.  
• Zorg voor een open en vertrouwenwekkend gespreksklimaat. 

Inhoud van het gesprek 

Heb je een exit-formulier? Gebruik dit dan voor de structurering van het gesprek. Gebruik de volgende gesprekspunten als leidraad voor de inhoud van het exitgesprek: 

• reden(en) van vertrek; 
• positieve aspecten van de functie; 
• aard van het werk en werkomstandigheden; 
• het leidinggeven door de leidinggevende; 
• relatie met leidinggevende en collega’s; 
• salaris en overige arbeidsvoorwaarden; 
• carrièreontwikkeling en opleidingsmogelijkheden (promotiegegevens erbij halen); 
• persoonlijke omstandigheden; 
• voor zover nog niet aan de orde gekomen; expliciet vragen naar klachten en suggesties ter verbetering. 

Enkele voorbeeldvragen voor een interview zijn: 

• Wat is de reden dat je weg gaat? 
• Ga je ergens anders werken? Zo ja, waar ga je naar toe (wat is daar beter/anders)? 
• Hadden wij je vertrek kunnen voorkomen? Zo ja, hoe dan? 
• Waren er prettige dingen aan het werk? Zo ja, wat maakte het werk prettig voor jou? Denk aan geld, verantwoordelijkheid, zelfstandigheid, werksfeer, etc. 
• Was naar jouw mening het salaris in overeenstemming met de zwaarte van de functie?  
• Kunt je puntsgewijs aangeven wat u positief en negatief vond aan ons als organisatie? 
• Kunt je voorbeelden geven van situaties die heel goed verliepen of juist mis gingen? 
• Alles overziende, kun je aangeven hoe je jouw tijd bij ‘werkgever’ hebt ervaren? 
• Heb je suggesties welke zaken onze organisatie in het algemeen naar jouw mening zou moeten verbeteren? 

Goede vragen voor een exitgesprek 

Om een beeld te krijgen van de emoties rond de beslissing van vertrek zijn er verschillende vragen die je kunt stellen. Uit onderzoek is gebleken dat veel werknemers ontslag nemen omdat zij het gevoel hebben dat ze hun eigenschappen niet naar waarde hebben kunnen inzetten. De volgende vragen kunnen dit helder krijgen. 

• Wanneer kreeg je het gevoel dat je iets anders wilde?  
• Wanneer kreeg je het gevoel dat u hier iets aan moest doen?  
• Wat heeft u daar toen mee gedaan?  
• Heb je dat gevoel met iemand besproken? 
• Waren er volgens je in het management mogelijkheden om dat te bespreken? 

Onderstaand voorbeelden van wat werknemers kunnen zeggen en de antwoorden die je dan kunt geven:  

Hij/zij zegt: 'Het was geweldig om hier te werken, ik vertrek met tranen in mijn ogen! ' Als jouw vertrekkende werknemer dit zegt, is er vaak sprake van krokodillentranen. Het is dan oppassen geblazen. Vraag naar de bijzonderheden van zijn nieuwe functie. Vergelijk de oude en de nieuwe functie met elkaar. Als de nieuwe functie qua salaris of inhoud niet veel beter is, is de kans groot dat er (onderhuidse) problemen zijn (geweest) die de werknemer ertoe brachten om te vertrekken. Die wil je graag boven tafel hebben. 

Als hij/zij tegenstrijdige antwoorden geeft 
Dit kan voor jou een aanwijzing zijn dat er bij hem of haar een bepaalde ontevredenheid heerst. Doet zijn gedrag overdreven of geforceerd aan? Doorvragen en nader onderzoek van jouw kant dan heel waardevol zijn om te traceren waar je (ex)werknemer afhaakte.  

Als hij/zij zich agressief gedraagt 
Laat je gesprekspartner rustig uitrazen. Stap in elk geval niet in de valkuil dat je je eigen organisatie en dus ook de eigen normen gaat verdedigen. Probeer op een rustige manier te achterhalen waarom hij zo kwaad op jou en je organisatie is. Bouw ook bewust stiltes in!  

Als hij/zij geen antwoord geeft 
Stel in dat geval vragen die leiden tot specifieke informatie en meningen. Gebruik open vragen als: Wie, wat, wanneer, hoezo, maar ook vragen als: 'Kun je mij daar iets meer over vertellen of kun je dat aspect nader toelichten?' Je kunt gewoon doorvragen totdat de voor jou helder is hoe de vork in de steel zit. 

Na afloop van het exitgesprek 

Het beste is om de meeste aantekeningen bij de afronding van het gesprek te maken. Tijdens het gesprek kan het opschrijven van sleutelwoorden uitkomst bieden. Noteer in elk geval de hoofdzaken van het gesprek en vergeet daarbij niet de gemaakte afspraken met je werknemer. He wilt natuurlijk vastleggen wat je heeft besproken maar veelvuldig aantekeningen maken verstoort het gesprek. Neem exitgesprekken niet op, dat geeft het effect van een verhoor. Werk alles zo snel mogelijk na het gesprek uit. Want na verloop van tijd gaat de meeste informatie verloren of weet je niet meer in welke context uw vertrekkende werknemer iets heeft gezegd.  

Follow-up van het exitgesprek 

Laat het verslag van het exitgesprek niet in de bureaula verdwijnen. Het exitgesprek biedt je niet alleen achteraf de mogelijkheid om verbeteringen binnen jouw organisatie of afdeling door te voeren, maar ook om stil te staan bij de vraag of je het potentieel van je werknemers wel volledig benut en hen voldoende perspectief kunt bieden.  

Uit een exitgesprek kun je veel waardevolle informatie halen. Bijvoorbeeld of er bij de werving en selectie een wezenlijk aspect over het hoofd is gezien. Misschien beantwoordt het loopbaanprogramma niet helemaal aan zijn verwachtingen. Of het kan zijn dat er niet genoeg openheid is in je organisatie waardoor zaken niet zijn uitgesproken door jou of door de werknemer.  

Tot slot: met een goed exitgesprek voorkom je mogelijke negatieve publiciteit of beoordelingen. Een werknemer met wie je een exitgesprek hebt gehouden, staat namelijk minder rancuneus tegenover jouw organisatie. Verder hou je de deur open voor een mogelijke terugkeer, mocht de nieuwe functie niet bevallen.