HR5 werknemers loket Loket.nl NMBRS
HR5 werkgevers loket Loket.nl NMBRS
HR5 Expertise centrum
HR5 verzuim loket Dotweb Cloud

HR5 Nieuws

Nieuws overzicht Nieuws archief

Voorbereiden en voeren van frequent-verzuimgesprek

Frequent verzuim heeft een sterke gedragscomponent. Het is vaak voorspelbaar en te beïnvloeden. Daarom is het belangrijk dat een leidinggevende het verzuimgedrag met de werknemer bespreekt. Zo wordt hij of zij bewust van het gedrag en de gevolgen hiervan.

 

'Hoe voer ik een gesprek met een medewerker die frequent verzuimt?'

 

 

 

Uitgangspunten

  • Definieer targets op langere termijn, niet alleen voor het nagestreefde maximale verzuimpercentage op de afdeling, maar ook voor de meldingsfrequentie op afdelingsniveau én op werknemersniveau. 
  • Neem de individuele targets over in de beoordelingsafspraken. 
  • Maak geen uitzondering naar functie of anderszins voor wat betreft het wel of niet voeren van een terugkeergesprek. De gesprekken hebben in eerste instantie een inventariserend karakter. 
  • Laat het voeren van het terugkeergesprek niet afhangen van de oorzaak van de laatste ziekmelding. Ook als de meest recente ziekmelding niet ter discussie staat, dient een gesprek plaats te vinden. Het gaat immers niet alleen om de laatste ziekmelding, maar over de reeks ziekmeldingen binnen een afgemeten periode. 
  • Draag zorg voor een goede voorbereiding. 
    • Beschik over een verzuimoverzicht over een langere periode (bij voorkeur enkele jaren), wellicht is een patroon herkenbaar. 'Pech' is de meest gehoorde reactie bij terugkeergesprekken. Uiteraard kan dit argument geen stand houden indien er sprake is van een hoge ziekmeldingsfrequentie over een langere periode. 
    • Beschik over eventuele aantekeningen uit het personeelsdossier. Kritische kanttekeningen vanuit de directe leiding moeten beschikbaar zijn. Wellicht zijn bij de directe leiding zaken bekend uit de werksfeer of privésfeer die van invloed kunnen zijn op het fenomeen ziek melden. 
    • Ga na of er in het verleden door professionals van de arbodienst opmerkingen zijn gemaakt rondom de hoge meldingsfrequentie van een werknemer. Naast het eerder genoemde argument 'pech' worden vaak 'medische kwalen' opgevoerd als oorzaak voor een hoge meldingsfrequentie. Er is slechts een (zeer) beperkt aantal ziektebeelden dat rechtstreeks gerelateerd kan worden aan een hoge meldingsfrequentie.

 

 

Voeren van het gesprek

  • Maak bij aanvang van het gesprek direct duidelijk dat de hoge meldingsfrequentie aanleiding is voor dit gesprek. Inventariseer of de medewerker zelf op de hoogte is van het aantal ziekmeldingen op jaarbasis (dit wordt doorgaans te laag ingeschat). Inventariseer of de medewerker bij benadering kan inschatten wat de reguliere meldingsfrequentie is op organisatieniveau. Stel de afwijking vast en vraag om een eerste reactie of waardeoordeel.
  • Maak duidelijk dat het gesprek in eerste instantie een inventariserend karakter heeft. Indien een eerste terugkeergesprek een corrigerend of sanctionerend karakter heeft, worden minder snel oplossingen bereikt. In dit laatste geval worden stellingen snel betrokken in plaats van samen te werken aan een oplossing. 
  • Laat de werknemer in eerste instantie zelf een toelichting geven op de hoge meldingsfrequentie. Let op: de eerdergenoemde argumenten 'pech' en 'medische kwalen' kunnen genoemd worden. Wellicht zal de werknemer zelf ook komen met zaken uit de werksfeer of privésfeer, die kunnen bijdragen aan een hoge meldingsfrequentie. 
  • Geef een eerste reactie op de argumenten 'pech' of 'medische kwaal' indien genoemd. Nogmaals: pech over een periode van meerdere jaren is minder waarschijnlijk. Indien een medische kwaal niet in een eerder stadium door de bedrijfsarts is benoemd (in overleg met de werknemer), is ook dit argument minder waarschijnlijk. 
  • Blijf zoeken naar mogelijk beïnvloedbare factoren vanuit de werksfeer of privésfeer die bijdragen aan een hoge meldingsfrequentie. Maak hierbij gebruik van de kennis van de direct leidinggevende. Maak bij voorkeur samen een plan van aanpak om deze eventueel aanwezige beïnvloedende factoren aan te pakken. Evalueer ook samen het effect van eerdergenoemde acties op basis van het plan van aanpak. 
  • Laat de medewerker een verslag opstellen van het gesprek en laat dit – eventueel nog aangevuld door de leidinggevende – ondertekenen door zowel de werknemer als de leidinggevende. Benoem indien mogelijk het samen opgestelde plan van aanpak en te nemen acties. Benoem op werknemersniveau targets en evalueer op termijn. 

 

 

Slotopmerkingen

  • Veel leidinggevenden vinden het 'lastig' om terugkeergesprekken te voeren, immers: 
    • Slecht gevoerde gesprekken (verwijtend karakter) kunnen contraproductief werken. 
    • Bij terugkeer van een werknemer is het korte termijn probleem (afwezigheid) niet meer aan de orde. 
    • Terugkeergesprekken kunnen ook voor de leidinggevende zelf confronterend werken. 
  • Geef behoefte aan coaching of andere ondersteuning op dit gebied aan. De winst voor de afdeling en werknemers op middellange en lange termijn is evident. 
Neem contact op of meld een klacht

Wij staan voor u klaar!

Uden: 088 - 5500 600 | Info@hr5.nl

Klacht melden

HR5 algemeen
HR5 Arbo & verzuimmanagement

Bel mij terug

Verstuur nummer

Stel een vraag

Verstuur vraag

Deel op:

Naar boven